Aktem prawnym regulującym sposoby przyjmowania i załatwiania spraw jest ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (KPA) (Dz. U. z 2013 r.  poz. 267 z późn. zm.).

Sprawy załatwiane są na bieżąco zgodnie z kolejnością ich wpływu przy zachowaniu terminów określonych w KPA.

Komenda Wojewódzka Państwowej Straży Pożarnej w Poznaniu funkcjonuje w godzinach od godz. 7.30 do godz. 15.30 od poniedziałku do piątku (z wyjątkiem Stanowiska Kierowania Komendanta Powiatowego PSP, które funkcjonuje całodobowo).

Korespondencja wpływająca rejestrowana jest w kancelarii ogólnej Komendy Powiatowej PSP w Jarocinie, a następnie po zadekretowaniu przez Komendanta Powiatowego  PSP (lub jego zastępcę) przekazywana jest do załatwienia według właściwości do określonej komórki organizacyjnej.

Za realizację zadania należącego do kilku komórek organizacyjnych odpowiedzialna jest ta, która została wskazana przez dekretującego jako komórka wiodąca.

Zadania wynikające z korespondencji zewnętrznej adresowanej bezpośrednio do komórki organizacyjnej, a będące w zakresie działania innej komórki organizacyjnej, przekazywane są poprzez kancelarię ogólną – po zadekretowaniu przez komendanta – do realizacji właściwej merytorycznie komórce organizacyjnej.

Pisma wychodzące są parafowane przez kierownika komórki organizacyjnej załatwiającej daną sprawę, a następnie podpisywane przez komendanta.

Wysyłka korespondencji poza Komendę Powiatową  PSP następuje po wcześniejszym odnotowaniu tego faktu w księdze oraz stosownej adnotacji przez pracownika kancelarii ogólnej na kopii pisma.

Zgodnie z art. 221 §1 i §3 – ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r., nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) oraz §8 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. z 2002r., nr 5, poz. 46) zapytania prawne nie zawierające imienia, nazwiska i adresu pozostawia się bez rozpoznania.